POLITICA DE PROVEEDORES Y COMPRAS

1 INTRODUCCIÓN
En busca de una relación óptima con sus proveedores, BESTMEDIC desarrolla la presente Política de proveedores y compras que pretende regular las relaciones comerciales en beneficio de unos acuerdos duraderos y de satisfacción mutua, permitiendo obtener los mejores resultados económicos, de calidad y de servicio.
Esta Política pone de relieve la integridad y el cumplimiento de los proveedores con la legislación vigente en cuanto a materia laboral, fiscal, de derechos humanos, protección de datos, seguridad y confidencialidad y protección al medio ambiente.
La actividad de compras constituye una de las funciones clave de toda compañía debido a su elevado impacto en la sociedad. BESTMEDIC establece la siguiente Política para que la actividad profesional de compras se desarrolle correctamente, de acuerdo con los criterios y las finalidades de los intereses corporativos.
Con esta Política, BESTMEDIC traslada valores, principios y pautas de conducta para regular cualquier relación cliente-proveedor y establecer una manera de actuación en todo proceso de compras.
Satisfacer las demandas de los destinatarios de BESTMEDIC supone un reto constante que implica una evolución continua en la adaptación a la dinámica de un mercado cada vez más exigente. Para hacer frente a este reto, es imprescindible la colaboración con unos proveedores de confianza que aporten solidez a la cadena de procesos.

2 ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política se aplica a todas las personas que intervienen en el proceso de compras y contratación de proveedores de BESTMEDIC, abarcando desde la negociación hasta la adjudicación y contratación.

3 OBJETIVO
El objetivo de BESTMEDIC es consolidar con sus proveedores relaciones estables y duraderas basadas en sus valores con las que se pueda dar respuesta a las necesidades y expectativas de los destinatarios de la compañía. Por medio de la presente Política, BESTMEDIC establece las bases principales bajo las cuales se debe ejecutar una acción de compra (ya sea de productos o servicios), a modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compra y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer los objetivos de BESTMEDIC.
Con esta Política la compañía pretende satisfacer los siguientes objetivos:
 Una adecuada relación calidad-precio en las transacciones comerciales con los proveedores de BESTMEDIC.

• Suministrar bienes y servicios acorde al nivel de servicio establecido.

• Ofrecer a sus destinatarios bienes y servicios de calidad.

• Incorporar de manera sistemática la colaboración con los proveedores orientada a innovar, desarrollar y mejorar los productos y servicios y procesos internos.

• Promover y aprovechar los avances tecnológicos ofrecidos por parte de los proveedores para reducir impactos medioambientales negativos.

• Incluir de forma regular criterios sociales y ambientales en las decisiones de compra que contribuyan a crear una cadena de valor socialmente responsable.

• Garantizar el cumplimiento de los compromisos adquiridos y la legislación vigente.

4 PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN
Para cumplir con estos objetivos BESTMEDIC desarrolla y mejora continuamente un sistema de gestión de compras basado en los siguientes elementos:
• No dejarse influenciar por las relaciones personales o por el interés de los empleados a la hora de adjudicar o contratar un servicio. Ningún empleado de BESTMEDIC obtendrá beneficio alguno por la adjudicación de un contrato, prohibiéndose la aceptación de cualquier objeto o incentivo que pueda influenciar sobre los criterios objetivos de contratación.

• Conocer las expectativas y necesidades del beneficiario para ofrecer la máxima calidad en sus procesos y su producto y/o servicio final, y no llevar a cabo contrataciones que no se ajusten a criterios de necesidad, idoneidad y austeridad.

• Desarrollar procesos que habiliten una escucha activa continuada con los proveedores para asegurar el conocimiento de sus expectativas, favoreciendo la gestión, la toma de decisiones y la relación comercial, y fomentando, en definitiva, la rentabilidad para ambas partes.

• Desarrollar mecanismos que permitan conocer las tendencias y evolución del mercado en las distintas categorías de proveedores relacionadas con el ámbito de negocio.

• Definir criterios de homologación para todo proveedor de forma previa a la compra.

• Negociar de forma ética, responsable y competitiva, acorde a las expectativas de negocio.

5 GESTIÓN RESPONSABLE
Para ofrecer la máxima calidad a sus beneficiarios, BESTMEDIC considera fundamental contar con un registro de proveedores sólido y de confianza, que permita alcanzar un elevado nivel de rendimiento. Por este motivo, la empresa apuesta por una relación comercial firme basada en el respeto mutuo, la objetividad, la calidad, la transparencia y la honestidad. Además, en su apuesta por el medio ambiente y las compras responsables, BESTMEDIC persigue una gestión que minimice el impacto de sus operaciones en el entorno y preserve los recursos naturales.
En esta Política, BESTMEDIC recoge los procedimientos para la selección de proveedores y la realización de compras, buscando evitar conflictos de intereses y obtener un beneficio mutuo, afianzándose en su ideología de mantenerse como una compañía responsable y sostenible.
Igualmente BESTMEDIC mantiene un compromiso permanente con el medio ambiente que busca preservar en cada uno de los procesos de su línea de negocio y, por tanto, busca también en sus proveedores un comportamiento respetuoso con el medio ambiente. En este sentido, la compañía se encuentra certificada por la norma ISO 14001 en materia de gestión medioambiental.

6 SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Para ser proveedor de BESTMEDIC se requiere que las personas naturales o jurídicas muestren de forma consistente un comportamiento ético y legal intachable, particularmente en materia laboral y tributaria. Los posibles proveedores deben mantener una situación financiera adecuada con cabal cumplimiento de sus obligaciones con entidades públicas, bancos, proveedores, aspectos de índole legal impositivas y con el personal a su cargo, tanto en los aspectos profesional y técnico, como en materia de seguridad y salud ocupacional.
Los proveedores de BESTMEDIC deben ostentar capacidad suficiente para entregar los servicios en las condiciones y especificaciones requeridas, así como en los plazos determinados en los contratos, cumpliendo con los acuerdos de calidad del servicio pactado.
BESTMEDIC selecciona a sus proveedores bajo procedimientos claros, de manera objetiva y en igualdad de oportunidades, evitando favoritismos que perjudiquen la libre competencia.
BESTMEDIC valora especialmente aquellos proveedores comprometidos activamente con la sostenibilidad y responsabilidad social empresarial, y se reserva el derecho de comprobar los estándares de seguridad y salud ocupacional, cumpliendo laboral y ambiental las veces que considere necesario.
De la misma manera, BESTMEDIC valora en sus proveedores, su contribución proactiva en la generación de modelos de bienes y servicios más eficientes y de mejor calidad.
Para ello el proveedor deberá cumplimentar la Ficha de Proveedores y aportar la documentación necesaria (ver Anexo I)
7 COMPROMISO ESPERADO DE LOS PROVEEDORES
Por otra parte, BESTMEDIC espera que sus proveedores:
• Se comprometan con los objetivos estipulados en el contrato, cumpliendo con los compromisos acordados en tiempo y forma.

• Reúnan los más altos estándares de calidad en todos los productos y servicios suministrados, estando estos libres de defectos, así como la aportación de valor en términos de innovación y desarrollo.

• Cumplan con la legislación, la normativa y los acuerdos contractuales, alejándose de toda práctica de corrupción, extorsión o malversación.

• Proporcionen a sus empleados un entorno de trabajo seguro, que proteja los derechos humanos de sus empleados y los trate con dignidad y respeto, sin incurrir en prácticas discriminatorias, trabajos forzados o contratación infantil, adoptando los compromisos establecidos en las leyes locales y estatales, así como en la Declaración Universal de Derechos Humanos, las convenciones fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo y los principios del Pacto Mundial de las Naciones Unidas.

• Eviten la discriminación y el trato injusto o desfavorable de los trabajadores por razones de género, raza, edad, origen social, religión, nacionalidad, orientación social, opinión política, discapacidad física o mental, pertenencia a sindicatos, desarrollando programas de igualdad de oportunidades.

• Sean respetuosos con el medio ambiente, estableciendo medios para evitar fugas y emisiones accidentales, además de utilizar de forma responsable y económica los recursos naturales, reduciendo el consumo de energía y las emisiones de gases de efecto invernadero.

• Tengan implantado un modelo de organización y gestión de cumplimiento normativo siguiendo las directrices determinadas en el párrafo quinto del artículo 31 bis del Código Penal con la finalidad de establecer las medidas oportunas para la prevención de delitos (comprendidos, entre otros, estafas y fraudes, insolvencias punibles, cohecho, tráfico de influencias, delitos contra la propiedad intelectual e industrial, el mercado, los consumidores y la corrupción en los negocios…).

• Sean conocedores y acepten las Políticas de BESTMEDIC así como de su Código Ético, donde se describe la misión y visión de BESTMEDIC y los valores que deben regir la actividad diaria de los directivos y empleados.
En base a lo establecido, el proveedor se compromete a subsanar a la mayor brevedad cualquier bien suministrado que no cumpla con lo expuesto anteriormente. Para verificar que estos requisitos se cumplen, BESTMEDIC evaluará de forma periódica a sus proveedores, reservándose el derecho de realizar auditorías e inspecciones que aseguren el cumplimiento con esta Política, la normativa legal y lo estipulado en el contrato.
En caso de no cumplirse los principios mencionados, BESTMEDIC procurará buscar soluciones para remediar la situación. Si no se llegase a un acuerdo satisfactorio, se aplicarán las sanciones que se consideren oportunas, pudiendo llegar a rescindirse el contrato con el proveedor.
BESTMEDIC se mostrará receptiva ante cualquier propuesta que suponga una mejora continua en cuanto a su relación con los proveedores, entendiendo que esto supone un beneficio para ambas partes.

8 COMPRAS RESPONSABLES
BESTMEDIC aplica una Política responsable de compras para evitar situaciones adversas que dificulten el alcance de los objetivos establecidos.
Entre los riesgos derivados de las compras estarían:
• Realización de compras sin autorización.
• Recepción de productos no solicitados.
• Recepción de productos defectuosos.
• Paro de la producción por falta de suministro.
• Retrasos en la entrega de la producción por falta de suministro.
Para minimizar estos riesgos, antes de realizar la compra BESTMEDIC tiene presente una serie de consideraciones, entre las que destacan:
• Establecer los requisitos de los productos a comprar.
• Seleccionar fuentes de suministros.
• Negociación, contratación, emisión y seguimiento de pedidos.
• Verificación del precio ofertado.
• Verificación de la puntualidad en la entrega.
• Recepción del producto y conformidad.
• Control de resultados y calidad del servicio.
• Devolución del producto dentro del plazo establecido.
• En caso de devolución, comprobar que el producto se devuelve en las condiciones establecidas.
• Comprobación de la devolución del importe del producto devuelto o recepción del producto en buen estado.

9 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Para conocer, verificar y monitorear el desempeño responsable de los proveedores, BESTMEDIC establece un sistema de diagnóstico y evaluación de los proveedores contratados, asegurándose de que se cumplen los requisitos establecidos en el contrato.
BESTMEDIC realiza una evaluación continua de los proveedores, lo que permite priorizar con qué proveedores contratar, renovar compromisos, buscar mejoras en la calidad y eficacia de los servicios y de qué manera se debe interactuar en el contexto de la compra, todo bajo los criterios establecidos en una planificación previa.
Para efectuar la valoración de proveedores se establecen, entre otros, los siguientes criterios cuantificables de los que se obtiene un valor objetivo que califica al proveedor:
• Capacidad para suministrar productos.
• Experiencia.
• Plazos de entrega.
• Precios.
• Calidad.
• Garantía.
Conforme a dichos criterios, BESTMEDIC realiza una valoración anual de sus proveedores y actúa de diferentes maneras dependiendo de las no conformidades detectadas:
• 1-4 no conformidades: el responsable de Calidad comunica al proveedor que su situación va a ser estudiada y qué no conformidades han sido detectadas para que intente mejorar.
• 5 no conformidades: el responsable de Calidad decide si el proveedor causa baja y pasa a la lista de proveedores no homologados.
• Más de 5 no conformidades: se finaliza la relación con el proveedor, que causa baja directamente, a menos que no haya otra opción que pueda proporcionar a la empresa este producto o servicio.
10 ENTRADA EN VIGOR Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA
El presente documento ha sido aprobado por el Órgano de Administración de BESTMEDIC, entrando en vigor en esa misma fecha y estando plenamente vigente en tanto no se produzca ninguna modificación en el mismo.